04) 自動返信メール（オートレスポンダー）
オートレスポンダーを設定したメールアドレス宛てにメールが送信されると、自動的に定型文がその送信者宛てに送信されます。
オートレスポンダーを設定することによりお客様からの問い合わせに対し即座にメールを配信することができますのでお客様へ安心を与えることが出来ます。
また、Rシリーズプランのコントロールパネルでは、自動返信用のメッセージを複数作成し、状況に応じて自動返信用のメッセージを変更する事ができます。
Rシリーズプランで可能なのは、複数の自動返信メッセージを記録しておく事です。
送信者の状況に応じて、複数のメッセージを自動的に振り分けるという機能ではございません。
自動返信に利用できるメッセージは、常に１つだけです。
Rシリーズの自動返信機能では、返信されるメールの件名は、以下のようになります。
[Auto-Reply] 送信メールの件名
この自動返信機能では、メールの件名は [Auto-Reply] が付記した件名で自動返信メールが送られてくる事になります。
例えば、「連絡」という件名のメールが、自動返信メールが設定されているメールアカウント宛に送られると、「 [Auto-Reply] 連絡」という件名で、自動返信メールでの返信が行われます。
また、件名のない状態のメールに対する自動返信メールでは、「[Auto-Reply] Your Mail」という件名になります。
この自動返信メールの件名の変更を行うことはできませんので、ご留意ください。
オートレスポンダーの設定方法
ユーザIDでコントロールパネルにログインし、「メニュー」リストから「Webメール」を選択します。
「自動返信設定」をクリックします。
初期状態は、以下の図のように、何のメッセージも設定されておりません。
「メッセージの作成」 ボタンを押して、自動返信用のメッセージを作成します。
以下の自動返信用メッセージ作成の画面が表示されます。
「メッセージ管理名」には、作成するメッセージの管理名を入力します。
この管理名は、自動返信の件名ではありません。登録した自動返信用メッセージの管理名として、コントロールパネル内で表示する情報となります。
「メッセージ本文」には、自動返信されるメッセージ内容をご入力ください。
情報入力後、「保存」ボタンを押すことで、登録が完了いたします。
メッセージを登録した直後の状態は、以下のようになっており、自動返信機能は、まだ有効になっていません。
自動返信機能を開始するには、「処理」欄の「有効化」という文字をクリックしてください。
設定状況が「有効状態」になります。
これで、自動返信機能が、選択されたメッセージで有効な状態となっています。
また、「編集」をクリックすると、メッセージ内容の編集を行うことが可能です。
返信用メッセージの追加
さらに自動返信用のメッセージを追加するには、以下の「メッセージ作成」ボタンを押します。
次に、前回同様のメッセージ作成画面が表示されますので、新しいメッセージを追加します。
複数のメッセージを追加すると、以下のような状態になります。
「処理」の「有効化」の文字をクリックする事で、現在有効状態の返信メッセージを変更する事が可能です。
自動返信機能の停止方法
利用中の自動返信機能を停止させる場合、以下の「無効化」のボタンを押してください。
以上の作業で、自動返信機能が解除されます。
Rシリーズプランでの自動返信機能のエンコード方式は、「UTF-8」となっており、変更する事はできません。
アカウント情報で設定した「使用コンピュータ言語」とは連動しておりませんので、ご了承ください。
